Şirketlerde Finans ve Muhasebe Departmanları Neden Ayrı Tutulmalı?

 

ŞİRKETLERDE FİNANS VE MUHASEBE BİRİMLERİ NEDEN AYRI TUTULMALI?

Hazırlayan: Kutsal ÇAKIR

Çoğu şirket yönetimi maalesef finans ve muhasebeyi aynı çatı altında ortak birim olarak görür, fakat bu anlayış zamanla şirkete dolaylı olarak zarar vermeye başlar. Muhasebe şirketin geçmişte ne yaptığını kaydeder, yani geçmişe dönük çalışma yapar. Faturaları, banka hesap hareketlerini ve ödemeleri kayıt altına alırken, vergilerin yasalara uygun ve doğru şekilde ödenmesini sağlar ve denetler.

Finans ise eldeki verileri kullanarak ileriye dönük çalışma yapar. Yani, “Bundan sonra ne yapmalıyız?” sorusunun cevabını arar.

Finans ve muhasebe departmanlarının ayrı olması gerekliliğinin en önemli nedenlerden biri görevler ayrılığı ve iç kontroldür. Paranın hareketine karar veren kişiyle, o hareketi muhasebeleştiren ve kontrol eden kişinin tamamen aynı olması risk yaratır.

Örneğin şirketin 5 milyon TL ödeme yapacağını düşünelim:

Satın Alma → ödeme talebi → Finans → nakit/ödeme planı → yetkili onayı → banka ödemesi → Muhasebe → kayıt ve mutabakat

Böylece bir bölüm işlemi yönetirken diğer bölüm kayıt ve kontrol tarafını oluşturur.

İkinci önemli konu ise yönetim açısından finansın farklı bir görevi olmasıdır. Muhasebe size ay sonunda:

“Bu ay 80 milyon TL satış yaptık ve 4 milyon TL faaliyet kârı oluştu.” diyebilir.

Finansın sorması gereken ise:

“4 milyon TL kâr ettik ama kasada neden para yok?”

Burada finans; stok artışını, müşterilerin ödeme vadelerini, tedarikçi vadelerini, kredi ödemelerini, yatırımları ve işletme sermayesini inceler ve yönetir.

Bu ayrım özellikle üretim şirketlerinde çok önemlidir. Çünkü kârlı bir şirket dahi nakit sıkıntısından zor duruma düşebilir.

Muhasebe gerçek maliyetleri toplar:

Hammadde + direkt işçilik + enerji + ambalaj + üretim giderleri + amortisman vb.

Finans ise bunun üzerine şunları sorgular:

“Bu ürünün gerçek katkı kârı nedir? Müşteri 90 gün vadeyle ödüyorsa finansman maliyeti ne? Kur değişirse marj ne olur? Bu müşteriye bu fiyatla satış yapmaya devam etmeli miyiz?”

Dolayısıyla finans, satış kararlarının içine de girmelidir.

Özellikle üretim ve satış organizasyonu güçlü bir şirkette:

Muhasebe = kayıt + mevzuat + kontrol

Finans = nakit + planlama + analiz + karar desteği

şeklinde net bir ayrım oldukça sağlıklı olur.