Sürekli İyileştirme - Kaizen Felsefesi

 

Sürekli İyileştirme – Kaizen Felsefesi

Hazırlayan: Kutsal ÇAKIR

Kaizen, Japon kültüründen doğan ve zaman içerisinde iş dünyasının önemli yönetim yaklaşımlarından biri haline gelen bir felsefedir. Kelime anlamıyla “sürekli iyileştirme”yi ifade eder. Temelinde büyük ve ani değişimlerden ziyade, küçük fakat sürekli gelişim adımları vardır. İyi uygulanmış bir Kaizen süreci çok başarılı sonuçların alınmasını kolaylaştırır ve süreklilik arz ettiğinden başarının devam etmesini sağlar.

Kaizen’i iş hayatımıza dahil ettiğimizde, küçük ve sürekli iyileştirmelerin zaman içerisinde birikerek işletmelerde büyük farklılıklar yaratabileceğini görürüz. İşletmelerde çalışanlar da mutlaka bu yaklaşıma dahil edilmelidir. Her ne kadar belirli bir süreçte sistem iyi çalışsa da yine de küçük pozitif dokunuşlar ve iyileştirmeler yapılabilir. Toplam kalite yönetimi bu yaklaşımın en iyi uygulanabileceği alanlardan biridir.

Kaizen’in amacı kusursuz bir sistem kurmak değil, bugün dünden daha iyi çalışan bir sistem kurmaktır.

Daha detaylandıracak olursak, Kaizen’in merkezinde çalışan vardır. Çalışanlar yalnızca verilen işi yapan kişiler olarak değil, süreçleri en yakından gözlemleyen ve geliştirme fırsatlarını tespit edebilen önemli bir kaynak olarak görülmelidir. Bu nedenle çalışanların eğitimi ve gelişiminin yanında, iyileştirme süreçlerine aktif olarak katılmaları teşvik edilmeli ve katkıları ödüllendirilmelidir.

Kaizen felsefesinin uygulanabileceği alanlar

-        İş süreçlerinin basitleştirilmesi

-        Çalışan ve müşterilerin memnuniyet seviyelerinin artırılması

-        Çalışanların fikir ve önerilerinin süreçlere dahil edilmesi

-        İsraf ve gereksiz maliyetlerin azaltılması

-        Güvenliğin artırılması

Kaizen’i İşletmelerde Uygulamanın 7 Adımı:

1-     Çalışanları sürece dahil edin. Değişim ve dönüşüme direncin az olmasını sağlamak amacıyla iş gücü ve liderler arasında güçlü iletişim, veri toplama, paylaşma ve raporlamanın sağlanması gerekmektedir.

2-     Sorunları bulun ve listeleyin. Sürece dahil ettiğimiz çalışanlardan geri bildirim alarak kök sebepleri tespit etmeli, potansiyel iyileştirme fırsatlarını belirlemeli ve bir öncelik listesi oluşturmalıyız.

3-     Düşünün ve çözümler bulun. Sorunları tespit ettikten sonra ekip olarak beyin fırtınası yapmalı, kök sebepleri ortadan kaldırabilecek çözümler geliştirmeli ve hangi çözümlerin öncelikli olarak uygulanacağını belirlemeliyiz.

4-     Çözümü uygulayın. Önce küçük alanlarda test ederek uygulamamız önümüzü görme açısından bize yardımcı olacaktır.

5-     Uygulamayı kontrol edin. Belirlediğimiz çözümü önce küçük ölçekte test etmek, sonuçlarını görmemize ve olası riskleri azaltmamıza yardımcı olacaktır.

6-     Uygulamayı standartlaştırın. Uygulanan çözüm kontrol aşamasında beklenen sonucu vermiyorsa kök neden ve çözüm seçenekleri yeniden değerlendirilmelidir. Beklenen sonuç elde edilene kadar kök nedenler ve çözüm seçenekleri yeniden değerlendirilmelidir. Çözüm istediğimiz sonuçları veriyorsa yeni çalışma biçimini standartlaştırmamız gerekir. Böylece elde edilen iyileştirme kişilere bağlı olmaktan çıkar ve şirketin kalıcı çalışma standardının bir parçası haline gelir. İyileştirme standartlaştırılmadığı sürece kalıcı değildir.

7-     Adımları tekrarlayın. Süreci bitirmemek, tam aksine yeni sorun ve çözümlere odaklanmamız gerekmektedir.

Kaizen uygulamalarının temelinde Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al yaklaşımı bulunmaktadır. Bir iyileştirme fikri önce planlanır, ardından kontrollü şekilde uygulanır, sonuçları ölçülür ve başarılıysa standartlaştırılır. İstenilen sonuç elde edilemezse süreç yeniden değerlendirilerek döngü tekrar başlatılır.

Kaizen yöntemi doğru ve sürekli uygulandığında şirketlerde çok ciddi gelişim ve sürdürebilirlik sağlamaktadır. Bu nedenle iyi bir yöneticinin yalnızca süreçleri ve ekibini değil, kendisini de sürekli geliştirmesi, hem kendi başarısına, hem de ekibinin gelişimine önemli katkı sağlayacaktır.

Örneğin, fire oranını %4,2’den %3,8’e düşürmek, makine değişim süresini 35 dakikadan 30 dakikaya indirmek, müşteri şikâyetlerini azaltmak, teklif hazırlama süresini kısaltmak, stok doğruluğunu artırmak... Bunların her biri küçük görünür; fakat yıl sonunda maliyet, kapasite ve kârlılık üzerinde büyük etki yaratabilir.

Kaizen sadece sorun çıktığında devreye giren bir yöntem değildir. Süreç düzgün çalışırken bile ‘Bunu daha hızlı, daha kaliteli, daha güvenli veya daha düşük maliyetle nasıl yapabiliriz?’ sorusunu sormaktır.

Asıl önemli olan, Kaizen’i dönemsel bir proje olarak değil, şirket kültürünün bir parçası haline getirebilmektir. Çünkü sürdürülebilir başarı, bir defada büyük bir değişim yapmaktan çok, her gün biraz daha iyi olabilmeyi başarmaktır.